¡Organización!

Una de las cosas en las que más hincapié les hago a los alumnos a los que imparto cursos, ya sea de Marketing Digital, Redes Sociales, SEO, SEO, WordPress o Proyectos Web, es en la organización a lo hora de trabajar. Uso siempre el mismo ejemplo para ello, con la famosa regla de A=B y B=C > A=B (Si A es igual a B y B es igual a C, A es igual a C). Todo esto lo traslado a:
Si el Tiempo es Oro y el Oro es Dinero; el Tiempo es Dinero. De esto podemos deducir que, si ahorro tiempo, ahorro dinero o si pierdo tiempo, pierdo dinero.

Por eso la optimización y la gestión del tiempo en los trabajos o en los proyectos, es tan extremadamente importante. En cualquier fábrica los tiempos (así como costes) de producción de un producto están medidos al segundo para, de ahí, ofrecer plazos de entrega adecuados al cliente final.

Todo esto es transpolable a cualquiera de nuestros negocios por pequeños que sean y muchas veces, con tal de ahorrarnos dinero en ciertos aspectos de nuestra nueva StarUp, por ejemplo, no delegamos tareas a terceras partes, como por ejemplo hacer nuestra web.

Es verdad que hay cientos de tutoriales para aprender a hacerlas, pero perderemos tiempo en aprender, eh realizar y en testear la web, por lo que perderemos dinero.

ZAPATERO A TUS ZAPATOS
Si tu negocio es, por ejemplo, de creación de galletas de diseño, dedícate a ellas, el resto delégalos ya que lo que te va a dar beneficios son los pasteles. Hacer una web, llevar tu contabilidad (sean 2 o 2000 papeles), o incluso generar tus propias facturas, hará que no te puedas dedicar a lo que realmente se dedica tu negocio.

No puedes ser especialista en hacer pasteles y a la vez ser webmaster o contable. Todo lo que sea derivar este tipo de acciones a terceras partes hará que consigas más tiempo para desarrollar tu actividad principal, o ¿acaso en una obra, quien hace la cimentación es el mismo que hace la instalación eléctrica o pone el parqué?

ORGANIZACIÓN ES LA CLAVE DE TODO
Ya sea mediante un simple planing u horario colgado en la pared, pasando por una hoja de cálculo o terminando por un software especializado o CRM para tu empresa.

Muchas veces, sobre todo cuando se está empezando, es tan sencillo como calcular tiempos: Tiempos de compra/preparación + tiempos de realización + tiempo de entrega. Una vez medido esto se podrá dar al cliente final su producto o servicio en un tiempo estimado prudencial. Esto hace que nunca pises pedidos o proyectos, unos con otros y aun así te pasará.

Todo esto mejorará con el tiempo porque, como a mí me gusta recalcar, nadie nace aprendido.

AYUDA PARA ORGANIZARTE
Este artículo tiene la finalidad de poder ofrecerte una serie de softwares o APPS para gestionarte todo tu tiempo y aquí te voy a dejar algunas de las que, hasta la fecha, me parecen más útiles, ya sean de gestión de tiempo, de proyectos o anotaciones:

Z-Agenda Cloud: Compatible con Windows 10 y Mac. Sencillo software gratuito de agenda personal y profesional que mantiene perfectamente organizados y siempre a mano todos los datos de sus contactos: amigos, compañeros de trabajo, clientes, familiares, comerciales, proveedores…. Además, ahora está en la nube por lo que podrás usar desde cualquier lugar con los datos sincronizados. Es compatible con Windows y Mac, y próximamente con iOS y Android.

Evernote. Es la aplicación móvil por excelencia para la gestión de tu agenda de trabajo. Evernote es la app de agenda online más completa del mercado a día de hoy. Se presenta como un espacio para “capturar todas tus experiencias” y acceder a ellas desde cualquier lugar, ya que todas tus anotaciones se actualizarán al instante en todos los dispositivos en los que tengas instalados la aplicación.

Podrás anotar todas tus ideas y tareas pendientes a través de texto, imágenes, audios, capturas de pantalla… Incluso dispone de extensiones de Google Chrome para que puedas agendar tus lecturas online, tus favoritos en redes sociales

Todoist: lista de tareas. De mis favoritas por su fácil manejo, su funcionalidad, su ambiente organizado, su ligereza y, sobre todo, por su amplia gama de dispositivos de sincronizados. Esta agenda online, te permite anotar cualquier tarea o idea que se te pase por la cabeza, accediendo a ellas aun estando offline.

Lo mejor de esta aplicación es que:
– Puedes sincronizar la aplicación con todos los dispositivos en los que la tengas instalada.
– Guarda tu lista de tareas en la nube y puedes gestionar tus tareas aun estando offline.
– Podrás organizarte usando fechas de plazo, plazos recurrentes, subtareas, prioridades, subproyectos y codificación por colores
– Permite compartir proyectos, asignar tareas y colaborar en línea
– Es muy buena para planificar tus días con un cronograma visual
– Está integrada con Dropbox y G-Drive para añadir documentos a tus tareas
– Agrega tareas desde cualquier aplicación gracias a una extensión de Todoist

GOOGLE CALENDAR. Yo no puedo vivir sin esta aplicación de Goolge la cual es gratuita teniendo una cuenta de usuarios con ellos. Además, está conectado y sincronizado con el resto de servicios como contactos, maps, Gmail, etc.
Puedes diferenciar por colores las tareas o citas a tu gusto para una organización visual bastante más definida.
Alarmas para cada evento ya sean por mail o avisos sonoros en tu Smartphone. Como os digo la mejor para mí con diferencia.

Si os dais cuenta, todo esto se resume en el título de este artículo ya que de la ORGANIZACIÓN depende muchas veces gran parte del correcto funcionamiento de nuestra empresa.

Más vale tomarnos un poco de tiempo al principio para crear un sistema optimizado de trabajo para que en el futuro todo vaya sobre ruedas, ¡AH! Y no tengamos miedo de cambiarlo si no funciona como esperábamos o porque nuestra empresa haya evolucionado a otro nivel y tengamos que crear uno nuevo o modificar el que ya teníamos.
Para cualquier consulta me tenéis en twitter como @garciafiloso o bien en Facebook en https://www.facebook.com/netmanagerspain/